Tổ chức giúp nhiều người cùng làm việc trong một không gian chung, với vai trò, phòng ban và quyền truy cập phù hợp.
Mục đích
Quản lý cộng tác ở cấp nhóm hoặc doanh nghiệp, bảo đảm tài liệu được chia sẻ đúng phạm vi.
Khi nào nên dùng?
- Bạn làm việc cùng đồng nghiệp trong cùng hệ thống.
- Tài liệu cần phân quyền theo nhóm, phòng ban hoặc vai trò.
- Bạn cần mời, quản lý hoặc kiểm tra thành viên trong tổ chức.
Các bước thao tác
- Mở khu vực tổ chức.
- Xem thông tin tổ chức và danh sách thành viên.
- Mời thành viên mới nếu bạn có quyền.
- Gán vai trò hoặc phòng ban phù hợp.
- Kiểm tra quyền truy cập trước khi chia sẻ tài liệu.
- Cập nhật hoặc thu hồi quyền khi thành viên thay đổi nhiệm vụ.
Chỉ cấp quyền đủ dùng cho công việc hiện tại. Tránh mở rộng quyền truy cập tài liệu nhạy cảm khi không cần thiết.
Kết quả mong đợi
Thành viên trong tổ chức có quyền phù hợp để truy cập tài liệu, dự án và chức năng cộng tác liên quan.
Lưu ý
- Một số thao tác chỉ khả dụng với chủ sở hữu hoặc quản trị viên tổ chức.
- Tài liệu cá nhân và tài liệu tổ chức có thể có phạm vi truy cập khác nhau.
- Phòng ban giúp giới hạn quyền theo nhóm làm việc.
Khắc phục lỗi thường gặp
- Không mời được thành viên: kiểm tra quyền quản trị hoặc giới hạn gói.
- Thành viên không thấy tài liệu: kiểm tra quyền tổ chức, dự án, phòng ban và trạng thái chia sẻ.
- Vai trò không cập nhật ngay: thử làm mới trang hoặc yêu cầu thành viên đăng nhập lại.