Chia sẻ giúp người khác truy cập tài liệu hoặc tài nguyên liên quan theo phạm vi bạn cho phép.
Mục đích
Gửi tài liệu hoặc nội dung cần cộng tác cho đúng người, đúng thời điểm, hạn chế thao tác thủ công ngoài hệ thống.
Khi nào nên dùng?
- Bạn cần gửi tài liệu cho đồng nghiệp hoặc người liên quan.
- Bạn muốn cộng tác nhưng không muốn di chuyển tài liệu khỏi thư viện.
- Bạn cần kiểm soát quyền truy cập thay vì gửi tệp qua kênh rời rạc.
Các bước thao tác
- Mở tài liệu hoặc tài nguyên cần chia sẻ.
- Chọn thao tác chia sẻ.
- Chọn phạm vi hoặc quyền truy cập phù hợp nếu giao diện hỗ trợ.
- Tạo liên kết chia sẻ.
- Gửi liên kết qua kênh phù hợp cho người nhận.
- Kiểm tra lại quyền hoặc thu hồi chia sẻ khi không còn cần.
Chỉ chia sẻ tài liệu với người cần truy cập. Với tài liệu nhạy cảm, hãy kiểm tra kỹ quyền trước khi gửi liên kết.
Kết quả mong đợi
Người nhận mở được tài nguyên theo phạm vi được cấp quyền, còn bạn vẫn quản lý được tài liệu trong hệ thống.
Lưu ý
- Liên kết chia sẻ có thể hết hạn, bị thu hồi hoặc không hợp lệ.
- Người nhận có thể cần đăng nhập tùy cấu hình chia sẻ.
- Không đưa thông tin bí mật vào tên liên kết hoặc nội dung mô tả nếu không cần.
Khắc phục lỗi thường gặp
- Liên kết báo không hợp lệ: kiểm tra liên kết đã bị thu hồi, hết hạn hoặc sao chép thiếu.
- Người nhận không mở được: kiểm tra quyền, trạng thái đăng nhập và phạm vi chia sẻ.
- Chia sẻ nhầm: thu hồi quyền hoặc tạo lại liên kết với phạm vi đúng.