Mục đích
Giúp bạn đưa tài liệu vào hệ thống, phân loại bằng thư mục và quản lý vòng đời tài liệu từ lúc tải lên đến khi xóa hoặc khôi phục.Khi nào nên dùng?
- Bạn cần tải tài liệu mới lên Magic Circle.
- Bạn muốn gom tài liệu theo hồ sơ, phòng ban, dự án hoặc chủ đề.
- Bạn cần xóa, khôi phục hoặc dọn tài liệu không còn dùng.
Các bước thao tác
- Mở khu vực thư viện.
- Chọn thư mục hiện có hoặc tạo thư mục mới.
- Tải tài liệu từ máy tính lên.
- Kiểm tra tên tệp, trạng thái xử lý và vị trí lưu.
- Di chuyển, đổi tên hoặc phân loại lại nếu cần.
- Xóa tài liệu không còn sử dụng để đưa vào thùng rác.
- Vào thùng rác để khôi phục hoặc xóa hẳn theo quyền của bạn.
Nếu tài liệu được tạo ra từ OCR, chẳng hạn bản Word hoặc PDF có thể tìm kiếm, thao tác xóa chỉ nên áp dụng đúng tài liệu bạn chọn.
Kết quả mong đợi
Tài liệu xuất hiện trong đúng thư mục, có thể mở để xem, tìm kiếm theo thông tin cơ bản và tiếp tục xử lý bằng OCR hoặc trợ lý AI.Lưu ý
- Tên tệp nên ngắn gọn, có nghĩa và dễ nhận biết.
- Tài liệu trong tổ chức hoặc dự án có thể chịu quyền truy cập riêng.
- Tài liệu đã đưa vào thùng rác có thể không xuất hiện trong danh sách chính.
Khắc phục lỗi thường gặp
- Không thấy nút tải lên: tài khoản có thể thiếu quyền trong không gian hiện tại.
- Tải lên chậm: kiểm tra mạng hoặc thử với tệp nhỏ hơn.
- Không tìm thấy tài liệu: kiểm tra thư mục, dự án, bộ lọc và thùng rác.